در بسیاری از کلینیک های زیبایی، اطلاعات بیماران بین دفتر نوبت، پیام های واتساپ، فایل اکسل، نرم افزار حسابداری و یادداشت های پرسنل پراکنده است. این پراکندگی شاید در شروع کار مشکل بزرگی به نظر نرسد، اما با افزایش تعداد بیماران، خدمات و پرسنل، پیگیری وضعیت مالی و درمانی هر بیمار دشوار می شود.
مانالیا، نرم افزار CRM پزشکی و کلینیک تارپرداز برای منظم کردن این فرایندها طراحی شده است. نوبت، پرونده، خدمت، فاکتور، پرداخت، بدهی، اقساط، مواد مصرفی، پورسانت و پیگیری بیمار در یک محیط نگهداری می شوند تا پذیرش و مدیریت کلینیک به اطلاعات پراکنده وابسته نباشند.
در یک نگاه: مانالیا امور مالی عملیاتی کلینیک مانند فاکتور، دریافت، بدهی، اقساط، چک، هزینه و پورسانت را پوشش می دهد و این اطلاعات را در کنار پرونده و سوابق بیمار در یک محیط یکپارچه نگهداری می کند.
نرم افزار CRM کلینیک زیبایی چه کاری انجام می دهد؟
CRM یا سیستم مدیریت ارتباط با بیمار، اطلاعات و تعاملات مربوط به مراجعان را در یک ساختار منظم نگهداری می کند. در یک کلینیک زیبایی، این اطلاعات فقط نام، شماره تماس و ساعت نوبت نیست. سوابق خدمات، جلسات درمان، تصاویر و مدارک، پرداخت ها، بدهی، اقساط، پزشک یا اپراتور، مواد مصرفی و نتیجه پیگیری نیز بخشی از پرونده بیمار هستند.
تفاوت CRM تخصصی با دفتر نوبت یا نرم افزار ساده پذیرش در ارتباط میان همین اطلاعات است. وقتی نوبت بیمار به پرونده، خدمت، فاکتور و پیگیری بعدی متصل باشد، پذیرش برای پاسخ به یک سوال مالی یا درمانی مجبور نیست چند دفتر و فایل جداگانه را بررسی کند.
مسیر بیمار در یک CRM تخصصی
- اطلاعات بیمار و منبع آشنایی او با کلینیک ثبت می شود.
- نوبت مشاوره یا درمان برای پزشک یا اپراتور تعیین می شود.
- خدمت انجام شده، جلسات، تصاویر و توضیحات لازم در پرونده نگهداری می شوند.
- فاکتور، تخفیف، روش پرداخت، پیش پرداخت یا اقساط ثبت می شود.
- مواد مصرفی و هزینه های مرتبط با خدمت ثبت می شوند.
- پورسانت افراد مرتبط با خدمت بر اساس فرمول کلینیک محاسبه می شود.
- زمان پیگیری و جلسه بعدی بیمار مشخص می شود.
- مدیر از وضعیت بیماران، درآمد، مطالبات و عملکرد مجموعه گزارش می گیرد.
چرا نرم افزار نوبت دهی به تنهایی کافی نیست؟
نرم افزار نوبت دهی برای نظم دادن به تقویم کلینیک مفید است، اما معمولا پاسخ کاملی برای سوال های مالی و مدیریتی ندارد. ثبت ساعت مراجعه نشان نمی دهد بیمار چه مبلغی پرداخت کرده، چقدر بدهکار است، چه خدمتی دریافت کرده و برای انجام آن خدمت چه هزینه هایی ثبت شده است.
یک CRM تخصصی باید بتواند به سوال هایی مانند موارد زیر پاسخ دهد:
- کدام بیماران بدهی یا قسط عقب افتاده دارند؟
- هر بیمار چه خدمات و جلساتی دریافت کرده است؟
- سهم پزشک، اپراتور یا معرف از هر خدمت چقدر است؟
- چه مقدار ماده مصرفی برای خدمات استفاده شده است؟
- کدام بیماران پس از مشاوره یا درمان نیاز به پیگیری دارند؟
- کدام کانال تبلیغاتی مراجعه و فروش بیشتری ایجاد کرده است؟
آیا می توان کارهای حسابداری کلینیک را با مانالیا انجام داد؟
پاسخ کوتاه: مانالیا برای مدیریت مالی عملیاتی کلینیک مناسب است. فاکتور، دریافت، صندوق، بدهی بیمار، اقساط، چک، هزینه ها، پورسانت و گزارش های مدیریتی را می توان در ارتباط با بیمار و خدمات ثبت و پیگیری کرد.
منظور از مالی عملیاتی، فعالیت هایی است که هر روز در پذیرش و حساب بیمار انجام می شوند. هنگام ثبت یک خدمت می توان مبلغ فاکتور، تخفیف، پیش پرداخت، روش پرداخت و مانده حساب بیمار را مشخص کرد. اگر پرداخت به صورت اقساطی باشد، مبلغ و تاریخ سررسید هر قسط نیز در سیستم ثبت می شود.
برای آشنایی با ساختار کلی نرم افزار و سایر بخش های آن، می توانید امکانات نرم افزار مدیریت کلینیک مانالیا را نیز مشاهده کنید.
امور مالی قابل مدیریت در مانالیا
- صدور فاکتور برای خدمات و پکیج های کلینیک
- ثبت تخفیف، پیش پرداخت و مانده حساب بیمار
- ثبت پرداخت نقدی، کارتخوان، کارت به کارت، آنلاین یا کیف پول
- ثبت و پیگیری بدهی بیماران
- تعریف برنامه اقساط و تاریخ سررسید هر قسط
- ثبت چک دریافتی و وضعیت آن
- ثبت هزینه های روزانه و هزینه های مرتبط با خدمات
- محاسبه پورسانت پزشک، اپراتور، مارکتر یا معرف
- بررسی پرداخت ها، تسویه ها، درآمدها و مطالبات
- دریافت گزارش های مدیریتی از وضعیت مالی کلینیک
آیا مانالیا جایگزین نرم افزار حسابداری رسمی است؟
مانالیا در درجه اول نرم افزار مدیریت کلینیک و مالی عملیاتی است، نه نرم افزار تخصصی حسابداری رسمی. اگر کلینیک به ثبت اسناد حسابداری دوبل، دفاتر قانونی، اظهارنامه مالیاتی، ارزش افزوده یا حقوق و دستمزد رسمی نیاز دارد، بهتر است مانالیا در کنار یک نرم افزار حسابداری تخصصی استفاده شود.
| نوع نیاز | وضعیت در مانالیا | توضیح |
|---|---|---|
| فاکتور و پرداخت بیمار | قابل مدیریت | ثبت خدمت، تخفیف، روش پرداخت، پیش پرداخت و مانده حساب |
| اقساط، چک و بدهی | قابل مدیریت | تعریف سررسید، ثبت پرداخت و گزارش اقساط عقب افتاده |
| هزینه، پورسانت و تسویه | قابل مدیریت | ثبت هزینه های عملیاتی و محاسبه سهم افراد مرتبط با خدمت |
| گزارش مدیریتی مالی | قابل مدیریت | بررسی درآمد، هزینه، بدهی، مطالبات و عملکرد مالی کلینیک |
| دفاتر قانونی و اظهارنامه مالیاتی | نیازمند نرم افزار حسابداری تخصصی | این بخش در حوزه حسابداری رسمی و الزامات قانونی قرار می گیرد |
نتیجه: برای مدیریت حساب بیمار، صندوق، اقساط، چک، هزینه و پورسانت، مانالیا بخش بزرگی از نیاز روزانه کلینیک را پوشش می دهد. برای امور مالیاتی و دفاتر قانونی باید از نرم افزار حسابداری رسمی نیز استفاده شود.
مدیریت اقساط، چک و بدهی بیماران
خدمات زیبایی، دندانپزشکی، کاشت مو و درمان های چند جلسه ای گاهی به صورت مرحله ای یا اقساطی پرداخت می شوند. اگر این اطلاعات در دفتر یا فایل جداگانه نگهداری شوند، احتمال فراموش شدن سررسید و اختلاف در مانده حساب بیمار افزایش پیدا می کند.
در مانالیا می توان برای هر فاکتور، مبلغ پیش پرداخت، تعداد اقساط، مبلغ هر قسط و تاریخ سررسید را ثبت کرد. مسئول مالی یا پذیرش می تواند ببیند کدام اقساط پرداخت شده، کدام سررسید گذشته و مانده حساب هر بیمار چقدر است. وضعیت چک های دریافتی نیز در کنار اطلاعات مالی بیمار قابل پیگیری است.
انبار، مواد مصرفی و پورسانت چه ارتباطی با سود کلینیک دارند؟
ژل، سرنگ، نخ، محلول، پد و سایر اقلام مصرفی بخشی از هزینه واقعی خدمات زیبایی هستند. اگر مصرف این اقلام ثبت نشود، ممکن است گزارش فروش بالا باشد اما مدیر تصویر دقیقی از هزینه خدمات نداشته باشد.
در بخش انبار می توان کالا، واحد اصلی و فرعی، موجودی، بچ، تاریخ انقضا، ورود و خروج، انبارگردانی و ضایعات را ثبت کرد. همچنین مصرف مواد می تواند به خدمت مرتبط شود تا هزینه مستقیم آن در گزارش ها بهتر دیده شود.
محاسبه پورسانت نیز باید به اطلاعات واقعی خدمت و پرداخت متصل باشد. سهم پزشک، اپراتور، مشاور، مارکتر یا معرف می تواند به صورت درصدی، مبلغ ثابت، درصدی از سود یا مدل ترکیبی تعریف شود. این ساختار باعث می شود تسویه ها بر اساس اطلاعات ثبت شده انجام شوند و اختلاف های مالی کاهش پیدا کنند.
پرونده، نوبت و پیگیری بیمار چگونه یکپارچه می شوند؟
در مانالیا، نوبت فقط یک ساعت در تقویم نیست. هر نوبت می تواند به بیمار، خدمت، پزشک یا اپراتور، فاکتور و پیگیری بعدی متصل شود. برای خدمات چند جلسه ای نیز سوابق جلسات و زمان مراجعه بعدی در پرونده بیمار نگهداری می شوند.
پیگیری بیماران بعد از مشاوره، درمان یا جلسه اول اهمیت زیادی دارد. می توان نتیجه تماس، زمان پیگیری بعدی، وضعیت بیمار و دلیل عدم مراجعه را ثبت کرد. با این روش، بیمارانی که هنوز تصمیم نگرفته اند یا زمان جلسه بعدی آنها رسیده است، در میان پیام ها و یادداشت های پراکنده گم نمی شوند.
ثبت معرف و منبع جذب بیمار
برای هر بیمار می توان منبع آشنایی با کلینیک را ثبت کرد؛ مانند اینستاگرام، گوگل، پیامک، معرف، اینفلوئنسر یا تبلیغات محلی. سپس مدیر می تواند بررسی کند هر کانال چند بیمار و چه میزان فروش ایجاد کرده است. این گزارش کمک می کند بودجه تبلیغات بر اساس مراجعه و پرداخت واقعی تخصیص پیدا کند، نه فقط تعداد تماس یا پیام.
نقش هوش مصنوعی و اتوماسیون در CRM کلینیک
هوشمندسازی واقعی از ثبت درست داده ها شروع می شود. تا زمانی که اطلاعات بیمار، خدمت، پرداخت و پیگیری منظم نباشند، گزارش قابل اعتماد نیز شکل نمی گیرد. CRM ابتدا این داده ها را در یک ساختار یکپارچه جمع می کند و سپس می توان اتوماسیون ها و گزارش های پیشرفته را متناسب با نیاز کلینیک توسعه داد.
یادآوری نوبت، پیگیری اقساط، دسته بندی بیماران، ثبت پیگیری ها و گزارش عملکرد از کاربردهای اتوماسیون در کلینیک هستند. با این حال، هر قابلیت هوشمند باید بر اساس امکانات واقعی نرم افزار معرفی شود و نباید وعده هایی مانند تشخیص پزشکی یا پیشنهاد درمان خودکار بدون وجود قابلیت فعال داده شود.
هنگام انتخاب CRM کلینیک زیبایی چه مواردی را بررسی کنیم؟
پیش از انتخاب نرم افزار، بهتر است فرایندهای واقعی کلینیک بررسی شوند. سوال های زیر می توانند به مقایسه دقیق تر گزینه ها کمک کنند:
- آیا نوبت به پرونده، خدمت و فاکتور متصل می شود؟
- آیا بدهی، اقساط و چک بیماران قابل پیگیری است؟
- آیا هزینه خدمات و مواد مصرفی ثبت می شود؟
- آیا فرمول پورسانت کلینیک قابل تعریف است؟
- آیا منبع جذب بیمار و نتیجه تبلیغات ثبت می شود؟
- آیا سطح دسترسی کاربران قابل تنظیم است؟
- آیا اطلاعات قبلی کلینیک قابل انتقال است؟
- آیا گزارش ها برای مدیر قابل فهم و قابل استفاده هستند؟
- آیا آموزش و پشتیبانی برای پرسنل ارائه می شود؟
نکته انتخاب: تعداد زیاد امکانات به تنهایی معیار مناسبی نیست. نرم افزار باید با فرایند واقعی پذیرش، امور مالی، درمان، انبار و پیگیری بیمار هماهنگ باشد و پرسنل بتوانند بدون پیچیدگی از آن استفاده کنند.
سوالات متداول درباره CRM کلینیک زیبایی مانالیا
آیا مانالیا یک نرم افزار حسابداری کلینیک است؟
مانالیا امور مالی عملیاتی مانند فاکتور، پرداخت، بدهی، اقساط، چک، هزینه، پورسانت و گزارش مدیریتی را پوشش می دهد. برای دفاتر قانونی، اظهارنامه و حسابداری رسمی بهتر است در کنار نرم افزار حسابداری تخصصی استفاده شود.
آیا می توان بدهی و اقساط بیماران را مدیریت کرد؟
بله. امکان تعریف برنامه اقساط، ثبت سررسید، پرداخت هر قسط، مشاهده اقساط عقب افتاده و بررسی مانده حساب بیمار وجود دارد.
آیا پورسانت پزشک و اپراتور محاسبه می شود؟
بله. پورسانت می تواند به صورت درصدی، مبلغ ثابت، درصدی از سود یا مدل ترکیبی تعریف شود و به خدمت یا فاکتور مرتبط باشد.
آیا اطلاعات قبلی کلینیک قابل انتقال است؟
اگر اطلاعات قبلی در فایل منظم یا خروجی قابل استفاده موجود باشند، امکان بررسی و انتقال آنها در زمان راه اندازی وجود دارد.
جمع بندی
نرم افزار CRM کلینیک زیبایی زمانی مفید است که اطلاعات نوبت، پرونده، خدمات، پرداخت، اقساط، مواد مصرفی، پورسانت و پیگیری بیمار را در یک مسیر منظم نگهداری کند. این یکپارچگی به مدیر کمک می کند علاوه بر نظم پذیرش، دید دقیق تری نسبت به وضعیت مالی و عملکرد مجموعه داشته باشد.
مانالیا برای مدیریت مالی عملیاتی کلینیک، پیگیری بیماران، کنترل اقساط و بدهی، ثبت هزینه ها، مدیریت مواد مصرفی و محاسبه پورسانت طراحی شده است تا مدیر کلینیک دید منظم تری نسبت به فعالیت های روزانه مجموعه داشته باشد. برای بررسی جزئیات بیشتر می توانید صفحه کامل CRM کلینیک مانالیا را ببینید.
