پیگیری اقساط معوق بیماران کلینیک؛ روش کنترل سررسید و تسویه

برای پیگیری اقساط معوق بیماران کلینیک، اولین قدم این است که مشخص شود کدام پرداخت ها واقعا عقب افتاده اند. ممکن است یک بیمار هنوز ۱۰ میلیون تومان مانده حساب داشته باشد، اما موعد پرداخت بخش زیادی از آن در ماه های آینده باشد. در مقابل، بیمار دیگری فقط ۲ میلیون تومان بدهکار باشد و موعد پرداخت آن گذشته باشد.

اگر این دو وضعیت از هم جدا نشوند، مسئول پذیرش نمی تواند تشخیص دهد کدام پرونده نیاز به پیگیری فوری دارد.

در این راهنما روش شناسایی اقساط عقب افتاده، بررسی پرداخت های ناقص، ثبت نتیجه پیگیری و کنترل تسویه بیماران را توضیح می دهیم. برای آشنایی با فرایند کلی صدور فاکتور، دریافت وجه و حسابداری مجموعه، می توانید راهنمای حسابداری کلینیک زیبایی را مطالعه کنید.

تفاوت مانده بدهی بیمار با اقساط معوق چیست؟

مانده بدهی بیمار مجموع مبالغی است که هنوز تسویه نشده اند؛ چه موعد پرداخت آنها رسیده باشد و چه در آینده سررسید شوند.

اما قسط معوق، مبلغی از برنامه پرداخت است که تاریخ توافق شده آن گذشته و هنوز به طور کامل پرداخت نشده است.

برای مثال، بیماری را در نظر بگیرید که ۱۲ میلیون تومان مانده حساب دارد. اگر فقط ۳ میلیون تومان از این مبلغ سررسید شده و پرداخت نشده باشد، بدهی معوق او ۳ میلیون تومان است، نه ۱۲ میلیون تومان.

در گزارش مالی کلینیک بهتر است سه وضعیت از هم جدا باشند:

• مانده حساب: تمام مبلغی که بیمار هنوز پرداخت نکرده است.
• پرداخت های آینده: اقساطی که موعد آنها هنوز فرا نرسیده است.
• اقساط معوق: قسمت پرداخت نشده اقساطی که از موعد توافق شده آنها گذشته است.

همچنین قسطی که موعد آن امروز است، بهتر است تا پایان مهلت توافق شده در گروه «سررسید امروز» قرار بگیرد و با اقساط عقب افتاده اشتباه نشود.

چگونه اقساط عقب افتاده بیماران را شناسایی کنیم؟

برای تهیه فهرست پیگیری، صرف مشاهده نام بیماران بدهکار کافی نیست. مسئول مالی باید بتواند برای هر قسط، تاریخ سررسید و دریافت های ثبت شده را بررسی کند.

اطلاعات مورد نیاز برای این بررسی عبارت اند از:

1. شماره پرونده بیمار و فاکتور مرتبط
2. تاریخ سررسید هر قسط
3. مبلغ توافق شده برای همان قسط
4. مجموع دریافت های قطعی مرتبط با آن
5. مبلغ پرداخت نشده پس از سررسید
6. آخرین اقدام ثبت شده و زمان پیگیری بعدی

پیش از تهیه فهرست بدهکاران، پرداخت های جدید باید بررسی شوند. ممکن است بیمار در روز گذشته تسویه کرده باشد، اما رسید هنوز در اطلاعات مورد استفاده مسئول پیگیری ثبت نشده باشد.

در چنین شرایطی، ارسال یادآوری بدون بررسی مجدد می تواند باعث نارضایتی بیمار شود.

نمونه گزارش اقساط معوق بیماران

برای روشن شدن تفاوت وضعیت ها، فرض کنیم مسئول مالی در تاریخ ۲۰ مهر ۱۴۰۵ در حال بررسی اقساط سه پرونده فرضی است.

پرونده الف: موعد پرداخت گذشته است و بیمار فقط بخشی از قسط را پرداخت کرده؛ بنابراین ۳ میلیون تومان باید پیگیری شود.

پرونده ب: هنوز پنج روز تا موعد پرداخت باقی مانده است. این بیمار ۴ میلیون تومان مانده پرداخت دارد، اما در این مثال بدهی معوق ندارد.

پرونده پ: با وجود اینکه موعد قسط گذشته، مبلغ آن کامل دریافت شده است و نباید در فهرست اقساط معوق باقی بماند.

این جدول با اعداد فرضی تهیه شده و نمونه ای از منطق بررسی مطالبات است، نه گزارش واقعی یک کلینیک.

مراحل پیگیری اقساط معوق در کلینیک

مرحله اول: فهرست اقساط سررسیدشده را بررسی کنید

مسئول مالی در شروع هر روز کاری می تواند فهرست اقساطی را بررسی کند که موعد آنها گذشته است. سپس دریافت های جدید با این فهرست تطبیق داده شوند تا پرونده های تسویه شده از پیگیری خارج شوند.

برای هر مورد باقی مانده باید مشخص باشد چه مبلغی پرداخت نشده و چند روز از سررسید آن گذشته است.

مرحله دوم: بدهی های عقب افتاده را اولویت بندی کنید

همه اقساط عقب افتاده شرایط یکسانی ندارند. برای نظم بیشتر می توان آنها را بر اساس مدت تاخیر دسته بندی کرد.

برای نمونه، یک کلینیک می تواند گروه های یک تا هفت روز تاخیر، هشت تا سی روز تاخیر و بیش از سی روز تاخیر را برای مدیریت داخلی در نظر بگیرد. این بازه ها صرفا یک پیشنهاد اجرایی هستند و باید با شرایط توافق پرداخت مرکز تنظیم شوند.

میزان بدهی، سابقه پیگیری و توافق جدید با بیمار نیز در تعیین اولویت اهمیت دارند. لزوما بزرگ ترین بدهی، اولین موردی نیست که باید تماس گرفته شود.

مرحله سوم: پیش از تماس، آخرین وضعیت پرداخت را کنترل کنید

اگر بیمار اعلام کرده وجه را پرداخت کرده اما هنوز دریافت آن تایید نشده است، بهتر است ابتدا مرجع تراکنش یا رسید بررسی شود.

تا زمان روشن شدن وضعیت، پرونده می تواند برای بررسی مالی علامت گذاری شود تا پیگیری های تکراری انجام نشود.

همچنین اگر درباره تغییر تاریخ سررسید توافق جدیدی صورت گرفته است، مسئول پیگیری باید از آن اطلاع داشته باشد.

مرحله چهارم: یادآوری محترمانه و مشخص انجام دهید

هدف تماس اولیه، روشن شدن وضعیت پرداخت و هماهنگی برای تسویه است.

اطلاعات پزشکی و نوع خدمت بیمار نباید بدون ضرورت در پیام یادآوری نوشته شوند. برای مثال، یک متن عمومی می تواند چنین باشد:

«مراجع محترم، برای هماهنگی درباره وضعیت پرداخت پرونده خود، لطفا با واحد پذیرش کلینیک تماس بگیرید. با تشکر.»

در صورت نیاز به بیان جزئیات مبلغ یا سررسید، بهتر است ابتدا هویت مخاطب و روش امن اطلاع رسانی بررسی شود.

مرحله پنجم: نتیجه پیگیری و اقدام بعدی را ثبت کنید

بعد از تماس، وضعیت پرونده نباید فقط در حافظه مسئول پذیرش باقی بماند.

تاریخ تماس، نتیجه گفتگو، مبلغ مورد توافق و زمان اقدام بعدی باید ثبت شوند.

برای مثال، اگر بیمار اعلام می کند که سه روز دیگر وجه را پرداخت خواهد کرد، این موضوع باید به عنوان یک توافق یا تعهد پیگیری ثبت شود؛ نه دریافت قطعی وجه.

مرحله ششم: پس از تایید پرداخت، وضعیت را به روز کنید

پس از ثبت و تایید دریافت، مانده قسط مجددا بررسی می شود.

اگر قسط کامل پرداخت شده باشد، دیگر نباید در فهرست اقساط معوق قرار بگیرد. اگر بخشی از مبلغ باقی مانده باشد، پرونده همچنان نیازمند بررسی است.

اگر بیمار فقط بخشی از قسط را پرداخت کند چه کنیم؟

پرداخت ناقص نباید با تسویه کامل اشتباه شود.

فرض کنید مبلغ یک قسط ۶ میلیون تومان است و بیمار فقط ۴ میلیون تومان پرداخت می کند. در این وضعیت، ۴ میلیون تومان دریافت ثبت شده و ۲ میلیون تومان همچنان پرداخت نشده است.

اگر موعد قسط گذشته باشد، این ۲ میلیون تومان در نبود توافق جدید، معوق محسوب می شود.

در صورت توافق برای پرداخت مابقی در تاریخ دیگر، تاریخ و شرایط جدید باید مشخص باشند. همچنین بهتر است سابقه توافق قبلی برای بررسی اختلاف احتمالی حفظ شود.

نحوه ثبت یا تغییر برنامه در نرم افزار باید مطابق امکانات نسخه مورد استفاده و اختیارات مسئول مالی انجام شود.

چه زمانی پرونده از فهرست پیگیری خارج شود؟

خارج کردن یک پرونده از فهرست اقساط معوق باید بر اساس وضعیت واقعی پرداخت انجام شود، نه صرفا نتیجه مکالمه با بیمار.

سه وضعیت را باید از هم تشخیص داد:

• پرداخت کامل: مبلغ قسط دریافت و تایید شده و مانده آن صفر است.
• پرداخت ناقص: بخشی از مبلغ تسویه شده و باقیمانده همچنان باید بررسی شود.
• توافق برای پرداخت بعدی: بیمار زمان جدیدی اعلام کرده، اما تا زمان دریافت قطعی وجه نباید پرداخت شده محسوب شود.

در صورت تغییر توافق سررسید، وضعیت معوق بودن نیز باید بر اساس برنامه معتبر جدید و سوابق توافق بررسی شود.

مدیر کلینیک در گزارش اقساط چه اطلاعاتی را بررسی کند؟

گزارش مدیریتی زمانی مفید است که علاوه بر مبلغ بدهی، وضعیت پیگیری آن را مشخص کند.

در بررسی هفتگی، این سوال ها اهمیت دارند:

• چه مبلغی از اقساط در این هفته موعد پرداخت داشته است؟
• چه مقدار از اقساط سررسیدشده واقعا دریافت شده است؟
• چه میزان بدهی معوق همچنان باقی مانده است؟
• کدام پرونده ها پرداخت ناقص دارند؟
• چه تعداد پرونده هنوز اقدام بعدی مشخص ندارند؟
• کدام دریافت ها نیازمند بررسی رسید یا رفع مغایرت هستند؟

پاسخ به این سوال ها کمک می کند مدیر میان مبالغی که باید دریافت شوند و وجوهی که واقعا وصول شده اند تفاوت قائل شود.

پیگیری اقساط بیماران با مانالیا

در نرم افزار مدیریت کلینیک مانالیا، قابلیت هایی مانند تعریف برنامه اقساط، ثبت سررسید، پرداخت قسط، مشاهده بدهی بیمار و گزارش اقساط عقب افتاده برای مدیریت مالی عملیاتی کلینیک معرفی شده اند.

این امکانات به مسئول مالی کمک می کنند وضعیت اقساط را در ارتباط با اطلاعات بیمار بررسی کند و به جای اتکا به چند دفتر یا فایل جداگانه، اطلاعات مربوط را در یک سیستم دنبال کند.

برای آشنایی با امکانات و سطح دسترسی هر نسخه می توانید صفحه نرم افزار مدیریت کلینیک مانالیا را مشاهده کنید.

سوالات متداول

آیا تمام مانده حساب بیمار، بدهی معوق محسوب می شود؟

خیر. فقط مبلغ پرداخت نشده ای که موعد توافق شده آن گذشته است، معوق محسوب می شود. اقساط آینده نیز بخشی از مانده حساب هستند، اما هنوز معوق نیستند.

اگر بیمار بخشی از قسط عقب افتاده را پرداخت کند، وضعیت آن چه می شود؟

مبلغ دریافت شده از مانده همان قسط کسر می شود و بخش پرداخت نشده همچنان نیازمند پیگیری است؛ مگر اینکه برنامه پرداخت با توافق معتبر تغییر کرده باشد.

آیا قول بیمار برای پرداخت در روزهای آینده به معنی تسویه است؟

خیر. قول پرداخت یک نتیجه پیگیری است. تسویه زمانی ثبت می شود که دریافت واقعی طبق رویه مالی کلینیک تایید شده باشد.

جمع بندی

پیگیری اقساط معوق بیماران کلینیک زمانی دقیق است که مانده حساب، تاریخ سررسید، دریافت واقعی و نتیجه آخرین پیگیری از یکدیگر قابل تشخیص باشند.

با بررسی منظم سررسیدها، کنترل پرداخت های ناقص و ثبت اقدام بعدی می توان احتمال فراموش شدن مطالبات یا پیگیری اشتباه پرونده های تسویه شده را کاهش داد.

برای بررسی نحوه نمایش بدهی بیماران و گزارش اقساط عقب افتاده در مانالیا، می توانید درخواست دمو نرم افزار مدیریت کلینیک ثبت کنید.