حسابداری کلینیک زیبایی چگونه انجام می شود؟ از فاکتور تا اقساط و بدهی بیمار

وقتی تعداد مراجعه کنندگان یک کلینیک زیبایی کم است، ممکن است ثبت چند پرداخت در دفتر یا فایل اکسل کافی به نظر برسد. اما با افزایش تعداد بیماران، خدمات، پرسنل و تراکنش های مالی، کنترل حساب ها پیچیده تر می شود.

ممکن است یک بیمار هزینه خدمات خود را کامل پرداخت کند، بیمار دیگری فقط بخشی از مبلغ را بپردازد، برای مراجعه کننده دیگری تخفیف ثبت شود و بیمار دیگری مبلغ خدمات را طی چند مرحله پرداخت کند.

در کنار این موارد، کلینیک با هزینه های روزانه، خرید مواد مصرفی، حقوق پرسنل، چک های دریافتی، پرداخت به تامین کنندگان و در بعضی مجموعه ها سهم شرکا نیز سروکار دارد.

در این راهنما، حسابداری کلینیک زیبایی به معنی مدیریت مالی روزمره، از فاکتور و دریافت تا بدهی و تسویه است. این گردش عملیاتی با ثبت اسناد و دفاتر حسابداری رسمی یکسان نیست.

حسابداری کلینیک زیبایی شامل چه بخش هایی است؟

برای مدیریت صحیح امور مالی یک کلینیک پوست، مو، لیزر یا زیبایی، اطلاعات مالی باید به یکدیگر متصل باشند.

در عمل مسیر مالی کلینیک را می توان به این شکل در نظر گرفت:

ثبت خدمت بیمار ← صدور فاکتور ← اعمال تخفیف ← ثبت پرداخت ← ثبت مانده بدهی ← پرداخت های بعدی ← تسویه

در کنار این فرآیند نیز اطلاعات دیگری مانند هزینه های کلینیک، چک ها، حقوق پرسنل و سهم شرکا قرار دارند.

برای مثال در بخش مالی نرم افزار مانالیا، قسمت هایی مانند فاکتورها، کدهای تخفیف، پرداخت ها، بدهی بیماران، هزینه های کلینیک، چک های دریافتی، حقوق و دستمزد و تراز شرکا در نظر گرفته شده است.

فاکتور بیمار در کلینیک زیبایی باید چه اطلاعاتی داشته باشد؟

فاکتور فقط یک رسید برای بیمار نیست. فاکتور باید مرجع اصلی بررسی وضعیت مالی مراجعه کننده باشد.

در یک سیستم مناسب، مدیر یا پذیرش باید بتواند با مشاهده فاکتور متوجه شود چه مبلغی برای بیمار ثبت شده، چه مقدار پرداخت شده و چه مقدار از آن باقی مانده است.

اطلاعاتی مانند شماره فاکتور، بیمار، تاریخ ثبت، مبلغ قابل پرداخت، مبلغ پرداخت شده، بدهی و وضعیت فاکتور باعث می شوند بررسی حساب بیمار سریع تر انجام شود.

در مانالیا نیز فاکتور بیمار به شکل مستقیم مبلغ قابل پرداخت، پرداخت انجام شده و بدهی باقی مانده را نمایش می دهد.

تخفیف در کلینیک زیبایی باید قابل ردیابی باشد

کلینیک های زیبایی معمولا بیشتر از بسیاری از مراکز درمانی از تخفیف، جشنواره و کمپین استفاده می کنند. برای مثال ممکن است کلینیک برای خدمات لیزر، جوانسازی، پوست یا یک کمپین مناسبتی تخفیف در نظر بگیرد.

مشکل زمانی ایجاد می شود که پذیرش فقط مبلغ فاکتور را به صورت دستی کاهش دهد. بعدا مدیر کلینیک نمی داند این کاهش مبلغ به چه دلیل بوده، چه کسی آن را اعمال کرده و چه میزان از درآمد کلینیک به دلیل تخفیف کاهش پیدا کرده است. روش بهتر این است که تخفیف به شکل مشخص ثبت شود.

برای مثال یک کد تخفیف می تواند دارای عنوان، نوع تخفیف، مقدار، سقف استفاده، حداقل فاکتور و وضعیت فعال یا غیرفعال باشد. در این حالت تخفیف تبدیل به یک داده قابل بررسی می شود، نه صرفا یک عدد کم شده از مبلغ فاکتور.

روش پرداخت بیمار را هم ثبت کنید

یکی از اطلاعاتی که در بسیاری از کلینیک ها نادیده گرفته می شود، روش پرداخت است.

در یک مثال فرضی، گزارش پایان روز دریافت 70 میلیون تومان را نشان می دهد. این عدد به تنهایی روش و مسیر دریافت وجه را مشخص نمی کند.

مدیر باید بداند چه مقدار از این مبلغ از طریق کارتخوان دریافت شده، چه مقدار کارت به کارت بوده، چه مبلغی نقدی دریافت شده و چه میزان از طریق پرداخت آنلاین وارد حساب شده است.

این موضوع در زمان تطبیق صندوق، کارتخوان و حساب های بانکی اهمیت زیادی پیدا می کند.

روش های پرداخت می توانند شامل مواردی مانند:

نقدی، کارتخوان، کارت به کارت، انتقال یا پرداخت آنلاین و سایر روش های مورد استفاده کلینیک باشند. در نتیجه هر پرداخت باید علاوه بر مبلغ، به بیمار و فاکتور مربوطه نیز متصل باشد.

بدهی بیمار در کلینیک چگونه مدیریت می شود؟

در بسیاری از کلینیک های زیبایی همه خدمات به صورت تسویه کامل در همان لحظه انجام نمی شوند. ممکن است بیمار بخشی از هزینه را پرداخت کند و مابقی مبلغ برای مراجعات بعدی باقی بماند.

اگر این بدهی فقط در دفتر یا یادداشت پذیرش ثبت شود، احتمال فراموش شدن آن افزایش پیدا می کند. بدهی بیمار باید مستقیما به فاکتور متصل باشد.

در یک مثال فرضی، اگر مبلغ قابل پرداخت بیمار 10 میلیون تومان و پرداخت ثبت شده 7 میلیون تومان باشد، مانده بدهی 3 میلیون تومان است. با ثبت پرداخت بعدی نیز مانده باید به روز شود.

این موضوع به خصوص برای کلینیک هایی که خدمات گران تر یا پکیج های چند جلسه ای دارند اهمیت بیشتری دارد.

همچنین پذیرش در مراجعه بعدی بیمار باید بتواند بدون بررسی چند فایل مختلف، وضعیت حساب او را مشاهده کند.

پرداخت اقساطی خدمات زیبایی چگونه ثبت شود؟

در برخی خدمات ممکن است بیمار هزینه را در چند مرحله پرداخت کند.

در این مثال فرضی، مبلغ یک پکیج 20 میلیون تومان است.

بیمار ابتدا 5 میلیون تومان پرداخت می کند و قرار است باقی مبلغ طی چند مرحله پرداخت شود.

در چنین شرایطی بهتر است یک فاکتور اصلی برای بیمار وجود داشته باشد و هر پرداخت به همان فاکتور اضافه شود.

چک دریافتی را تا قبل از وصول، وجه دریافت شده حساب نکنید

برخی بیماران یا مشتریان ممکن است بخشی از هزینه خدمات را با چک پرداخت کنند. ثبت چک با یک پرداخت نقدی تفاوت دارد.

اگر چک امروز دریافت شود ولی تاریخ سررسید آن برای یک ماه آینده باشد، مبلغ آن هنوز وارد حساب کلینیک نشده است.

وضعیت «چک دریافت شده» را از «چک وصول شده» جدا کنید؛ این بحث درباره دریافت وجه است، نه شناسایی درآمد.

در صفحه چک های دریافتی مانالیا نیز برای این موضوع تاکید شده که چک تا زمان وصول واقعی نباید بدهی فاکتور را به عنوان پرداخت قطعی کاهش دهد.

برای هر چک بهتر است اطلاعاتی مانند بیمار یا فاکتور، مبلغ، تاریخ سررسید، وضعیت وصول و پرداخت واقعی مشخص باشد.

هزینه های کلینیک را از درآمد جدا ثبت کنید

برای فهمیدن وضعیت واقعی مالی یک کلینیک، فقط ثبت درآمد کافی نیست. ممکن است فروش یک ماه بسیار بالا باشد، اما در همان ماه هزینه خرید مواد، حقوق پرسنل، اجاره، تبلیغات یا تعمیر تجهیزات نیز افزایش پیدا کرده باشد.

هزینه های رایج یک کلینیک زیبایی می توانند شامل مواردی مانند خرید مواد مصرفی، اجاره، قبوض، تبلیغات، تعمیرات، خرید تجهیزات، هزینه های اداری و پرداخت به تامین کنندگان باشند. ثبت هر هزینه باید همراه با اطلاعات کافی انجام شود.

ثبت هزینه همراه با دسته بندی، روش پرداخت، طرف حساب و سند مالی

حقوق و دستمزد پرسنل بخشی از مدیریت مالی کلینیک است

در کلینیک های زیبایی معمولا فقط یک پزشک فعالیت نمی کند.

ممکن است مجموعه شامل پزشک، اپراتور، پذیرش، مسئول فروش، مدیر داخلی و سایر پرسنل باشد.

بنابراین حقوق و دستمزد یکی از بخش های مهم هزینه کلینیک محسوب می شود.

برای محاسبه صحیح حقوق، اطلاعاتی مانند قرارداد، حضور و غیاب، اضافه کاری، پاداش، کسورات و مساعده می توانند اهمیت داشته باشند.

اگر این اطلاعات جدا از سیستم مالی نگهداری شوند، در پایان ماه محاسبه حقوق و بررسی هزینه واقعی نیروی انسانی دشوارتر خواهد شد.

در بخش حقوق و دستمزد مانالیا نیز قراردادها، حضور و غیاب، مساعده، پاداش و کسورات در کنار محاسبه حقوق در نظر گرفته شده اند.

کلینیک های چند شریک چگونه وضعیت مالی خود را کنترل کنند؟

در بعضی کلینیک ها مجموعه متعلق به یک نفر نیست و چند شریک در آن حضور دارند. در این شرایط محاسبه سود فقط با کم کردن هزینه از درآمد تمام نمی شود. ممکن است هر شریک درصد مشخصی از سود داشته باشد یا طی ماه برداشت هایی انجام داده باشد.

برای شفافیت مالی باید بتوان مشخص کرد:

درآمد کلینیک چقدر بوده، هزینه ها چه مقدار بوده، سود قابل تقسیم چقدر است، سهم هر شریک چه میزان است، شریک چه مقدار برداشت کرده و مانده او چقدر است.

اگر این اطلاعات به صورت دستی محاسبه شوند، با افزایش تعداد تراکنش ها احتمال اختلاف نیز بیشتر می شود.

در مانالیا بخشی با عنوان تراز شرکا وجود دارد که دریافت ها، هزینه های کلینیک، هزینه مستقیم و سود قابل تقسیم را در یک بازه زمانی در کنار اطلاعات شرکا نمایش می دهد.

نرم افزار حسابداری کلینیک زیبایی چه امکاناتی باید داشته باشد؟

اگر قرار است برای کلینیک نرم افزار مالی انتخاب شود، صرف وجود بخشی با عنوان «حسابداری» کافی نیست. سیستم باید با فرآیند واقعی کلینیک هماهنگ باشد.

امکانات مهم شامل صدور و مدیریت فاکتور بیمار، ثبت تخفیف، پشتیبانی از چند روش پرداخت، نمایش بدهی بیمار، ثبت پرداخت مرحله ای، مدیریت چک، ثبت هزینه های کلینیک، نگهداری اسناد، مدیریت حقوق پرسنل و ارائه گزارش های مالی است.

اگر کلینیک چند شریک دارد، مدیریت سهم و برداشت شرکا نیز می تواند اهمیت زیادی داشته باشد. مزیت اصلی زمانی ایجاد می شود که این اطلاعات جدا از پرونده و پذیرش بیمار نباشند.

در نرم افزار CRM پزشکی و مدیریت کلینیک مانالیا اطلاعات مالی در کنار سایر فرآیندهای مدیریت کلینیک قرار گرفته اند تا وضعیت بیمار و حساب او از یک سیستم قابل پیگیری باشد.

جمع بندی

حسابداری کلینیک زیبایی زمانی قابل اتکا است که فقط درآمد و هزینه را ثبت نکند، بلکه مسیر هر تراکنش مشخص باشد.

فاکتور بیمار نقطه شروع این فرآیند است. پرداخت ها، تخفیف، بدهی، پرداخت های مرحله ای و چک ها باید به همان جریان مالی متصل باشند.

در سطح کلینیک نیز ثبت هزینه ها، حقوق پرسنل و وضعیت شرکا کمک می کند مدیر تصویر واقعی تری از عملکرد مالی مجموعه داشته باشد.

استفاده از یک سیستم یکپارچه باعث می شود اطلاعات مالی از پرونده بیمار جدا نباشند و مدیر بتواند از صدور فاکتور تا تسویه نهایی حساب بیمار را پیگیری کند.

مانالیا نیز با همین رویکرد، بخش های مالی را در کنار مدیریت بیمار و عملیات کلینیک قرار داده است. برای مشاهده امکانات کامل می توانید صفحه نرم افزار مدیریت کلینیک مانالیا را ببینید.